COACHING EFECTIVO

Como aprovechar la motivación oculta de su fuerza laboral

Marshall J Cook

Una de las principales metas de la gestión mediante el coaching es crear un entorno en el cual los empleados estén dispuestos y puedan compartir sus ideas con su superior inmediato.

Atributos de un buen coach

1- Solicitar opinión de los empleados: 1) demuestra su respeto por el empleado, 2) demuestra que Ud. no piensa que posee el monopolio de la sabiduría, 3) se abre a la oportunidad de obtener información valiosa.

2- Escuchar sugerencias de los empleados: Preste toda su atención y responda con honestidad.

3- Tomar en serio las ideas de los empleados: Si las sugerencias son sinceras debe aceptarlas con seriedad. Si considera que la idea es valiosa, dígalo, si piensa que es equivocada, diga porqué. Analice las ideas en vez de las personas.

4- Valorar la opinión de los empleados: Recompense ese coraje con palabras y acciones.

5- Verificar con los empleados antes de tomar una decisión que afecte su trabajo: Analizar con los empleados y recibir sus aportes sólo para demostrar que los respeta y para que ayuden a tomar una mejor decisión.

6- Defender a los empleados en una reunión de supervisores: Brinde respaldo y tome partido por sus empleados.

7- Explicar con claridad las metas cuando le confíe un proyecto nuevo: Un empleado que entiende el propósito global de su trabajo tendrá un mejor rendimiento y se sentirá mejor haciéndolo.

8- Aceptar preguntas sobre los proyectos en marcha: Los empleados dispuestos a hacer una pregunta, sabiendo que no recibirán una reprimenda, harán un trabajo mejor.

9- Dar libertad para decidir la forma en que desarrollará un proyecto: Explique las metas con claridad y precisión. Conteste todas las preguntas y deje espacio para la creatividad y la iniciativa.

10- Exponer las críticas únicamente en sesiones privadas: Alabe en público, critique en privado.

Los beneficios de un coaching efectivo

Permite que sus esfuerzos rindan beneficios específicos

Ayuda a desarrollar las habilidades de los empleados: Es importante comprender que un éxito engendra otro e infunde la autoconfianza que conduce a grados elevados de motivación y desempeño en muchas tareas.

Ayuda a diagnosticar problemas de desempeño: Si los empleados no se desempeñan con eficiencia óptima hay que averiguar la razón. Lo primero que hace un buen coach es pedir el aporte del empleado y luego escucharlo. Así es más probable que obtenga el diagnóstico correcto y obtenga la colaboración del trabajador para llegar a la solución.

Ayuda a corregir el desempeño insatisfactorio: No pase por alto una rica fuente potencial de soluciones: los mismos empleados.

Ayuda a diagnosticar un problema de comportamiento: Haga que los empleados se involucren en definir la situación y en averiguar si los comportamientos están obstaculizando el desempeño. Mantenga una mente abierta y guárdese sus suposiciones.

Ayuda  a corregir el comportamiento insatisfactorio: Reúnase con los actores y analicen la situación, obtendrá el resultado que desea y ahorrará tiempo.

Fomenta relaciones laborales productivas: A medida que Ud. Aplica las técnicas de coaching en el lugar de trabajo notará un mejor desempeño de parte de sus empleados y se dará cuenta que éstos colaboran entre sí. Dar el ejemplo.

Centra su atención en brindar asesoría: El coach puede y debe ser un consejero para cualquier trabajador que busque o esté abierto, a recibir sus consejos. Guiar a los trabajadores a través de los obstáculos.

Brinda oportunidades para dar a conocer el aprecio: Proporciona oportunidades naturales para elogiar el buen trabajo y el esfuerzo.

Estimula comportamientos de autocoaching: Cuando se brinda asesoría a un empleado para enfrentar un desafío le enseña a comprender la manera de tratar problemas similares en el futuro.

Mejora el desempeño y la actitud: Al permitir que sus empleados asuman la responsabilidad y tomen la iniciativa en su trabajo, Ud. les mejorará su actitud de modo que ningún seminario, charla o libro de autoayuda podrá hacerlo.

Cualidades de un coach efectivo

Un coach efectivo es positivo: Su labor no es corregir errores, encontrar fallas o evaluar culpa. Por el contrario, su función es alcanzar metas de productividad brindando coaching a sus empleados para que logren un rendimiento óptimo.

Un coach efectivo es entusiasta: Su actitud es contagiosa, infunda energía positiva en cada encuentro, no asuma una actitud indiferente.

Un coach efectivo es comprensivo: Proporcionar a los empleados lo que necesitan para hacer un trabajo eficiente: herramientas, tiempo, instrucciones, respuestas, etc. Ud. está para guiar previendo las necesidades.

Un coach efectivo es confiable: Dígales lo que tienen que hacer, luego retírese y déjelos en libertad para hacerlo. Evite que lo sorprendan observándolos por encima del hombro.

Un coach efectivo es directo: La comunicación efectiva es específica y concreta, haga que la labor sea manejable.

Un coach efectivo está orientado a la meta: Fundamente las labores que asigna en metas claras y definibles. Establezca un vínculo entre tareas específicas y esas metas. Comunique estas metas a las personas que en realidad deben ejecutar el trabajo.

Un coach efectivo es experto: Conocer el trabajo es un 50%, también debe conocer a sus empleados: sus fortalezas y debilidades, sus gustos y patrones de trabajo.

Un coach efectivo es observador: Debe ser consciente de lo que no se expresa con palabras, así como de lo que se expresa. Se dará cuenta del problema antes de que se presente y tal vez pueda evitarlo.

Un coach efectivo es respetuoso: Respete a todas las personas que lo rodean. Respete sus derechos como empleados y como seres humanos.

Un coach efectivo es paciente: Explique las veces que sea necesario, "enseñar es aprender dos veces".

Un coach efectivo es claro: Si la gente no lo escucha con claridad, quizá se deba a que Ud. no se expresó con claridad. Asuma la responsabilidad de establecer la conexión en la comunicación.

Un coach efectivo es seguro: Mantener una presencia fuerte. Ud. puede ser jefe sin ser autoritario. No eluda la responsabilidad de tomar decisiones.

Jefe y coach, una comparación

El jefe                                                               El coach

Habla mucho                                                     Escucha mucho

Dice                                                                   Pregunta

Arregla                                                               Previene

Presume                                                             Analiza

Busca el control                                                 Busca el compromiso

Ordena                                                               Desafía

Trabaja con base en                                           Trabaja con

Pone el producto primero                                   Pone el proceso primero

Quiere razones                                                   Busca resultados

Asigna culpa                                                      Asume la responsabilidad

Conserva su distancia                                         Hace contacto

Para expresarlo en una sola frase: El coach permite que los jugadores jueguen el juego

Tres fuerzas que motivan a sus empleados

La necesidad de alcanzar un logro: La autoestima es importante para el desempeño. Cuanto mejor se sienta el empleado con respecto  a sí mismo y a sus capacidades, mayor será la probabilidad de que tenga un buen desempeño. En parte las personas hacen cosas porque pueden hacerlas. Hacerlas nos hace sentir bien y continuamos haciéndolas porque sentimos que mejoramos aún más.

El deseo vehemente de aprender: Cuando a alguien le interesa un tema, no tiene ningún problema en dedicarle toda su atención. Más allá de las notas, del salario y de las evaluaciones de desempeño, más allá de cualquier motivación externa que Ud. pueda concebir, el deseo vehemente de aprender hace que el aprendizaje sea inevitable.

El anhelo de contribuir: Si Ud. puede ayudar a que sus empleados comprendan el valor de  lo que hacen y la forma en que ello contribuye al todo, Ud. está ayudándolos a lograr un desempeño óptimo.

Estrategias para el coaching motivacional:

1.     Para apoyar la necesidad de lograr algo, provea desafíos apropiados:

·       Déjelos hacer el trabajo: Cuando asigne una meta, asigne también la responsabilidad y suministre medios para hacerlo

·       Ajuste al trabajador con la tarea: Averigüe en que se destaca cada empleado.

·       Concentre su atención en el proceso, y en el producto: Ayude a sus empleados a trabajar siguiendo las etapas.

2.     Para atender el deseo vehemente de aprender, cree oportunidades de aprendizaje: Dedique dinero para financiar capacitación y cree oportunidades de aprendizaje en el lugar de trabajo.

3.      

4.     Para apoyar el anhelo de contribuir, asígneles trabajo que valga la pena: Cuando pida a sus empleados hacer aportes o tomar decisiones, hable en serio. Las acciones de sus empleados deben valer.  No desperdicie el tiempo de sus empleados. Ellos deben saber el resultado último de su trabajo.

Elementos de una sesión de coaching efectivo

1)    Establezca un propósito: Aunque Ud. pueda comenzar con cierta afabilidad, sea breve. Haga que sea sencillo. Sea directo. Sea respetuoso. No haga suposiciones.

2)    Establezca reglas básicas: Establecer un período exacto para dedicarle al asunto. Mantenga las cosas en un ámbito profesional.

3)    Mantenga su concentración: Algunas directrices:                                                                                                                                                                                                                    

-         Evite hacer ruido

-         Evite mirar su computadora

-         Evite tocar los papeles que tiene sobre su escritorio

-         Evite jugar nerviosamente con sus dedos o manos

-         Evite contestar el teléfono

4)    No de un sermón, tenga una conversación: No se lance al monólogo, es mejor que el jugador actúe y el coach reaccione.

5)    Hable claramente: Comuniquése con eficacia:

-         Utilice términos simples y comunes

-         Sea específico

-         Use lo conocido para explicar lo desconocido

-          

6)    Preste atención al asunto específico que se debate: Defina el asunto y limite la conversación a un aspecto manejable.

7)    Esté abierto a nuevas ideas: Mantenga abierta la discusión. Y si el trabajador sale de su oficina pensando que la idea fue de él, tanto mejor!

Como plantear preguntas efectivas

Cualidades

·       Breves: El período de atención de su interlocutor es limitado. Cuanto más extensa la pregunta, mayor posibilidad de que Ud. se enrede. Es más fácil decir frases cortas.

·       Claras: No se utiliza la voz pasiva (la oferta debe ser evaluada), ni las negativas múltiples (Cree que deberíamos vetar la propuesta de discontinuar la política de rechazar repuestos que no hayan aprobado la inspección?)

·       Centradas: Para cada pregunta escoja un solo tema. Desglose las preguntas en sus componentes fundamentales y hágalas en secuencia.

·       Pertinentes: Concentre sus preguntas en un tema y en una meta. Si una respuesta se desvía del punto, concéntrela con tacto.

·       Constructivas: Ud. debe recalcar el aspecto positivo de su forma de abordar las preguntas.

·       Neutrales: No confundir neutral con neutra. Evitar las preguntas que supongan respuestas positivas o negativas.

·       Abiertas: No sesgar las preguntas a respuestas cerradas.

Siete tipos principales de preguntas

1.     Preguntas concretas: Si quiere hechos, haga preguntas concretas. Se pueden verificar.

2.     Preguntas explicativas: Pregunte "por qué?" y si puede lograr que el otro también lo haga, le será de gran ayuda.

3.     Preguntas justificativas: Es difícil pedir una justificación sin que alguien se ponga a la defensiva. Evite este tipo de preguntas.

4.     Preguntas sugerentes: Lo lleva a obtener la respuesta deseada. Evite este tipo de preguntas.

5.     Preguntas hipotéticas: Le exige al otro comentar acerca de circunstancias que no han sucedido. Evitar este tipo de preguntas (que pasaría si...)

6.     Preguntas alternativas: Cuando Ud. sugiere opciones, hace que la respuesta sea mucho más fácil. También puede usarse para manipular, dejando afuera algunas opciones.

7.     Preguntas de resumen: Son difíciles de contestar y pueden terminar siendo amenazantes.

El porque de preguntar "por qué?"

Ofrece dos beneficios inmediatos:

1-    Cuando Ud. escucha, aprende: La respuesta revela información sobre la persona que responde.

2-    Cuando Ud. pregunta, expresa respeto: Los otros se sentirán bien al respecto. Los ha incorporado al proceso de toma de decisiones y ha demostrado su respeto por su conocimiento.

Tres sugerencias para hacer preguntas

1.     De a los empleados tiempo para pensar: El silencio es una respuesta aceptable, también lo es "no sé", si la pregunta exige pensar, dé el tiempo y la oportunidad para que puedan hacerlo.

2.     Informe a sus empleados qué está en juego: Que ganan o que pierden los empleados cuando le dan su respuesta. Sea honesto en cuanto a sus motivos para preguntar y a lo que Ud. pretende hacer con la respuesta.

3.     Cuando termine de preguntar, cállese y escuche

Las 7 claves para escuchar con eficacia

1.     Esté preparado: Anticípese a las respuestas y haga seguimiento de las preguntas.

2.     Deje a un lado lo que está haciendo: El mejor cumplido que puede hacer es prestarle toda su atención.

3.     Mantenga contacto visual: Trate de mirar a la persona con quien habla.

4.     Oiga todo lo que le dicen antes de responder: No olvide que Ud. ignora lo que le van a decir.

5.     Tome notas: Lo mantiene concentrado y activo. Además demuestra que el tema le interesa y que se compromete a obtener la información de manera correcta.

6.     Acepte sus sentimientos: "Ud. parece estar molesto, dígame que pasa"

7.     Permita el silencio: Una pausa que permite la reflexión es señal de respeto. No lo use como un arma.

Las tres "R" para escuchar con eficacia

1.     Recibir: Permanezca en silencio, espere. No suponga

2.     Reflexionar: Piense en lo que escucha, escuchar es un proceso activo

3.     Reformular: Reformule para estar seguro de que comprende correctamente

Solución de problemas mediante el coaching

7 pasos para la solución efectiva de problemas

1.     Definir una oportunidad: Un problema es un desafío, una oportunidad de triunfo. Compruebe que todos los involucrados tienen una comprensión clara y consistente de la oportunidad.

2.     Definir la meta: Defina metas claras.

3.     Crear el planteamiento de acción: Reformula la definición de la meta y explica cómo lograrla.

4.     Crear el plan de acción: De una idea clara de lo que se supone deben hacer a continuación y el plazo en que deben hacerlo.

5.     Determinar las normas de evaluación: Defina los resultados esperados cualitativa y cuantitativamente.

6.     Confirmar la comprensión: Confirme que todos tienen la misma comprensión clara de la decisión que Ud. ha tomado.

7.     Planificar el seguimiento: Asegúrese de que todos tienen instrucciones precisas y conocen la fecha de la próxima reunión.

El coach como entrenador

Directrices para el coach como entrenador

Prepárese para presentar: Analice a conciencia el proceso que Ud. va  enseñar.  Utilice un lenguaje simple y directo. Bríndeles lo que necesitan, ni más ni menos.

Prepárese para hacer demostración: Trabaje con la demostración al menos una vez.

Aplique el principio de no-intromisión: Hágase a un lado y permítales practicar. Resista la tentación de hacerlo por ellos.

Enseñe para alcanzar pequeños logros: Enseñe lo suficiente, no demasiado, no recargue con información innecesaria. Ni en dosis tan pequeñas que sus alumnos se vean obligados a recurrir a Ud. cada vez que inician un nuevo paso.

Fomente el dominio y la independencia: Nunca pierda de vista su meta real como entrenador: estar fuera de un trabajo lo más pronto posible, hace que sus aprendices no lo necesiten más.

Entrenamiento efectivo: desde el punto de vista del aprendiz

1.     Elimine distracciones: Elimine todo lo que se interponga (celulares, público, etc.)

2.     Respete mi inteligencia: Ud. sabe lo que yo necesito saber y como quiere que lo aprenda. Pero eso no lo hace más inteligente que yo. No me menosprecie.

3.     Respete mi tiempo: No me haga repetir etapas solo para mantenerme ocupado. Permítame capacitarme y seguir adelante.

4.     Dé un paso a la vez: Para mí es algo nuevo, permítame dar un paso a la vez.

5.     Dé los pasos necesariamente cortos: Equipare su ritmo al mío. Muy pronto podré seguir su ritmo

6.     Construya a partir de lo que yo sé: Sé mucho sobre otras cosas. Use mi experiencia para enseñarme.

7.     Deme mucha retroalimentación: Dígame como estoy haciéndolo. Preferiría que me lo dijera con amabilidad, sin sarcasmos y sin elevar la voz.

8.     No lo deje escapar: Si refuerza pronto lo que acabo de aprender, no lo olvidaré.

9.     Déjelo fijarse: No me obligue a iniciar un nuevo proyecto inmediatamente. Deme tiempo para asimilar.

Una sesión ideal de entrenamiento

Paso 1. Exponga el tema en su totalidad: Explique el problema y los resultados que espera lograr

Paso2. Haga que los participantes se involucren activamente en la tarea: Cuanto mayor sea su compromiso, mejor será su aprendizaje del proceso

Paso 3. Brinde retroalimentación a medida que avanza en el proceso: Dígales como lo están haciendo

Paso 4. Haga una pausa: Permita el tiempo para asimilar una lección difícil.

Paso 5. Refuércelo: Haga un repaso el mismo día.

El coach como consejero

Brinde a las personas que trabajan con Ud. asesoría sobre los aspectos que necesitan saber para avanzar dentro de la organización.

Su Ud. tiene empleados que aprenden con rapidez y tienen talento, piense que ayudarlos a avanzar es parte de su trabajo como coach. Déles oportunidad de surgir y aprovechar sus capacidades. Hacerlo redundará en beneficios para ellos, para Ud. y para la compañía.

Tiene 4 beneficios importantes

1.     Los empleados estarán más motivados y productivos

2.     Los empleados serán leales con Ud.

3.     El desarrollo de los empleados crea un entorno positivo de trabajo

4.     Ud. abre puestos de trabajo en la organización que atrae sangre, ideas y energías nuevas

Requisitos para ser un consejero efectivo

·       Tiempo

·       Energía

·       Buena voluntad

·       Información precisa

El coach como corrector

Tener que corregir un desempeño inadecuado representa una tarea difícil

Haga que sea un encuentro en lugar de una confrontación: Ud. es un coach, no un policía, está buscando desempeño, no castigo.

Aplique la fórmula: acción positiva específica: Busque el cambio en vez de la culpa. La forma en que Ud. describe el problema es crucial.

Defina con claridad las consecuencias: Ud. debe ser claro con respecto a lo que está en juego. Solo dígalo cuando está preparado para respaldarlo.

Construya a partir de lo posible: Considere la posibilidad de que "no pueda hacerlo aunque quiera". Tratar a los empleados con justicia aceptando lo que es posible que logren, no significa tratar a todos de la misma manera.

Tenga en cuenta el futuro: Deje atrás el pasado y brinde a los empleados la oportunidad de hacerlo bien y superar el problema.

Obstáculos para el coaching

Ausencia de propósito genuino: Tenga un propósito para todo lo que hace. Tenga presente lo que debe hacer y lo que espera lograr haciéndolo.

Tres métodos para lograrlo:

1.     No lo haga simplemente por hacerlo: Busque la verdadera razón detrás de la práctica y descártela si no cumple un propósito útil.

2.     No confunda la actividad con los resultados: Si la actividad no produce los resultados que Ud. quiere, dedíquese a otra cosa.

3.     Haga que sea relevante: No confunda movimiento con avance.

Su ansiedad: Manejar la ansiedad es simplemente admitir que la tiene. Nada combate mejor la ansiedad que la preparación.

El temor y la desconfianza de ellos: Los empleados pueden temerle o desconfiar de Ud. simplemente porque es el jefe. Una vez que es consciente puede empezar a combatirlo.

Resistencia al cambio: Dése a Ud. mismo y a sus empleados el tiempo para establecer nuevos patrones.

Ausencia de habilidades de coaching: Es posible que algunos de los comportamientos no se produzcan en Ud. de manera natural. Acepte y trabaje con sus debilidades.

La barrera del lenguaje: Utilice un lenguaje que todos entiendan y evite las suposiciones. Diga las cosas claramente.

Pasos para un coaching efectivo

1.     Defina el desafío y describa el resultado esperado: La manera en que Ud. define el desafío determina en gran parte la forma en que va a tratar de resolverlo y sus posibilidades de lograrlo.

2.     Analice posibles opciones de solución: Juzgue una idea sólo cuando haya enumerado todas las opciones que pueda presentar.

3.     Desarrolle un plan de acción: Haga una lista sencilla de cosas por hacer. Al frente de cada tarea anote quien será el responsable de que se lleve a cabo.

4.     Establezca plazos: Anote exactamente cuándo piensa hacerla.

5.     Defina criterios de evaluación: Asegúrese de saber exactamente cuáles son los resultados que espera y cómo va  a saber cuando los logre.

6.     Facilite la acción: Que puede hacer para que sus empleados tengan éxito.

7.     Persevere hasta el final: Es un método para apoyar los plazos en colaboración mutua.